Đối soát công ca đêm trước khi kết nối payroll
Các trường hợp cần kiểm tra để tránh ghép log sai ngày.
Ngày log khác ngày công
Một ghi nhận sau nửa đêm có thể thuộc ca bắt đầu ngày trước. Chốt cách gán ngày công dựa trên lịch và quy chế được duyệt. Không nhóm chỉ theo ngày trên thiết bị rồi đưa sang payroll. Đối chiếu múi giờ và đồng hồ các máy để tránh chênh lệch nguồn dữ liệu.
Kiểm tra các ca dễ sai
Chuẩn bị ca qua ngày, ca gãy, đổi ca sát giờ và làm nối ca. Bổ sung thiếu một đầu log, ghi nhận trùng và máy lệch giờ. HR xác nhận kết quả mong đợi trước khi tính tự động. Khi không xác định được ca, hệ thống nên đưa vào luồng đối soát thay vì tự gán kết quả khó giải thích.
Giữ dữ liệu gốc
Lưu log gốc và tách phần tính toán khỏi điều chỉnh đã duyệt. Ghi lý do và người thực hiện khi sửa công. Chỉ giữ bảng công cuối cùng khiến việc giải thích chênh lệch khó hơn. Chốt quyền xem dữ liệu và thời gian lưu theo nhu cầu vận hành, không đưa dữ liệu cá nhân vào tài liệu thử công khai.
Chốt đầu ra payroll
Thống nhất trường công, nghỉ và điều chỉnh với hệ thống lương. Kiểm tra mã nhân viên, đơn vị thời gian và cách làm tròn. Không gộp mọi thời gian ngoài ca thành tăng ca khi chưa có quy tắc duyệt. Cần xác định kỳ công, thời điểm khóa và cách xử lý sửa sau chốt.
Thử một kỳ mẫu
So sánh trên dữ liệu đã ẩn thông tin cá nhân có kết quả xác nhận. Tổng hợp chênh lệch theo nguyên nhân, sửa quy tắc và chạy lại. Chỉ chuyển vận hành khi ngoại lệ quan trọng có người phụ trách. Giữ biên bản kết quả thử để làm cơ sở khi mở thêm địa điểm hoặc thay đổi quy chế.